Sut i gyflwyno cwyn

Mae’r Rheoleiddiwr Pensiynau yma i’ch helpu gydag unrhyw ymholiad, bryder neu gwyn sydd gennych amdanom fel sefydliad neu’r gwasanaethau a ddarparwn.

Os nad ydych yn fodlon ar sut mae’r Rheoleiddiwr Pensiynau (TPR) wedi gweithredu, gallwch ddefnyddio ein proses gwynion ffurfiol. Bob tro byddwn ni’n cymryd o ddifri unrhyw faterion y byddwch yn eu codi.

Gallwn ni ddelio â chwynion a wneir yn ein herbyn ni’n unig. Mae hyn yn cynnwys cwynion ynghylch:

camgymeriadau neu ddiffyg gofal
oedi afresymol
ymddygiad amhroffesiynol
tuedd neu ddiffyg uniondeb

Sut i gwyno amdanom

Dylech gysylltu â’r aelod o staff neu’r tîm gwnaethoch ddelio â nhw yn y lle cyntaf i drafod eich pryderon. Efallai byddant yn gallu datrys eich pryderon yn syth.

Byddwn ni’n rhoi gwybod ichi os oes angen inni edrych i mewn i’r materion rydych wedi’u codi’n fanylach.

Os nad ydych yn fodlon ar sut rydyn ni’n trafod eich pryderon gallwch wneud cwyn ffurfiol. Dylech anfon eich cwyn atom mewn ysgrifen oni bai na allwch wneud hynny. Rhestrwch brif feysydd eich pryder a chynhwyswch yr holl wybodaeth berthnasol.

Post

Os yw eich cwyn yn perthyn i ddyletswyddau pensiwn cyflogwr, ysgrifennwch at y Pennaeth Cwynion ynghylch Cofrestru Awtomatig. Ar gyfer pob cwyn arall, ysgrifennwch at y Pennaeth Cwynion a Datgelu Gwybodaeth.

Defnyddiwch y cyfeiriad dilynol ar gyfer pob cwyn:

Y Rheoleiddiwr Pensiynau
Telecom House
125-135 Preston Road
Brighton
BN1 6AF

E-bost

Os yw eich cwyn yn perthyn i ddyletswyddau cofrestru awtomatig cyflogwr, anfonwch eich e-bost at complaints@autoenrol.tpr.gov.uk.

Ar gyfer pob cwyn arall, anfonwch eich e-bost at complaints@thepensionsregulator.gov.uk.

Help ag ysgrifennu atom

Os oes arnoch angen help i ysgrifennu atom, byddwn ni’n gwneud pob ymdrech i’ch galluogi i gyflwyno’ch cwyn yn llawn.

Sut byddwn ni’n delio â’ch cwyn

Rydym yn defnyddio proses gwynion ffurfiol â dau gam.

Cam 1

Byddwn ni’n cydnabod eich cwyn o fewn pum niwrnod gweithio o’i dderbyn. Yna byddwn ni’n adolygu’r holl wybodaeth sydd gennym ynghylch eich cwyn.

Byddwn ni’n ystyried:

a yw staff wedi gweithredu’n briodol
a yw staff wedi bod yn foesgar a theg
a fu unrhyw oedi afresymol neu guddio gwybodaeth

Byddwn ni’n ysgrifennu atoch i roi gwybod ichi am ein canfyddiadau o fewn 20 niwrnod gweithio. Os yw’n cymryd mwy o amser na hyn byddwn ni’n eich hysbysu o gynnydd, y rhesymau am unrhyw oedi a phryd byddwn ni’n ymateb yn llawn.

Yn ein hymateb byddwn ni’n:

esbonio unrhyw beth a aeth o chwith
cyflwyno unrhyw gamau a gymerwyd neu a gaiff eu cymryd i unioni materion
datgan a gynhelir eich cwyn neu beidio

Os na chynhelir eich cwyn byddwn ni’n esbonio pam yn ein hymateb.

Cam 2

Os nad ydych yn fodlon ar ein hymateb efallai gallech ddefnyddio cam 2 o’r broses. Bydd ein hymateb cam 1 yn rhoi gwybod ichi os yw hyn yn perthyn.

Ar gam 2 gallwch ofyn inni adolygu’r ffordd rydym wedi trafod eich cwyn. Wrth geisio adolygiad bydd angen ichi gyflwyno mewn ysgrifen y materion hynny nad ydych yn fodlon arnynt o hyd.

Byddwn ni’n cydnabod eich cwyn cam 2 o fewn pum niwrnod gweithio. Byddwn ni’n anelu at ymateb ichi o fewn 20 niwrnod gweithio.

Terfynau amser

Mae’r terfynau amser dilynol yn gymwys i wneud cwyn ffurfiol:

cwyn cam 1: unrhyw amser. Ond os yw’r cwyn yn ymwneud â digwyddiad arbennig dylech ei wneud cyn gynted ag y gallwch wedi’r digwyddiad
cwyn cam 2: o fewn 28 diwrnod o ddyddiad yr ymateb cam 1 oddi wrthym

Rydym yn deall bod pob achos yn wahanol felly gallem ymestyn y terfynau amser hyn.

Yr Ombwdsmon Seneddol

Hefyd gall Yr Ombwdsmon Seneddol archwilio cwynion yn ein herbyn. Fel arfer mae’r Ombwdsmon dim ond yn derbyn achos wedi i’n gweithdrefn cwynion ni ddod i ben.

Dylech ysgrifennu at eich AS. Byddant yn atgyfeirio’ch cwyn i’r Ombwdsmon.

Cyn ichi gysylltu â ni

Dylech fod yn ymwybodol o ychydig faterion cyn ichi gysylltu â ni.

Rydym yn anelu at fod mor agored a thryloyw â phosibl. Fodd bynnag, mae cyfyngiadau cyfreithiol megis y Ddeddf Diogelu Data’n golygu na allwn ni ddatgelu gwybodaeth mewn sefyllfaoedd penodol. Er enghraifft, efallai bydd angen inni osgoi rhyddhau:

data personol
gwybodaeth a roddwyd yn gyfrinachol
gwybodaeth a gasglwyd yn ystod ymchwiliadau rheoleiddiol

O ganlyniad efallai na fyddwn ni’n gallu rhoi manylion penodol ynghylch pa gamau rydym wedi’u cymryd neu wybodaeth rydym wedi’i chasglu.

Mae gennym adnoddau cyfyng felly rydym yn cymryd ymagwedd seiliedig ar risg tuag at reoleiddio. Rydym yn gweithredu i addysgu, galluogi a gorfodi fel y gallwn ni ddiwallu ein hamcanion statudol. Gallwch ganfod rhagor o wybodaeth ynghylch ein hymagwedd tuag at reoleiddio (yn Saesneg yn unig).

Beth na chwmpasir gan ein proses gwynion

Os oes gennych broblem gyda’ch cynllun pensiwn neu’ch cyflogwr dylech geisio ei datrys gyda nhw yn gyntaf bob tro.

Cwynion ynghylch cynllun pensiwn

Dylech gysylltu ag ymddiriedolwyr y cynllun neu ddarparwr y cynllun gan eu bod nhw’n rhedeg y cynllun. Yn aml byddant yn gallu helpu i ddatrys eich problem. Os na wyddoch pwy sy’n rhedeg eich cynllun, dylai’ch cyflogwr allu rhoi gwybod ichi. Hefyd gallwch ganfod manylion cysylltu pensiwn ar GOV.UK.

Os na fydd hyn yn datrys y broblem. Bydd gan y cynllun pensiwn weithdrefn ar gyfer anghydfod y gallwch ei defnyddio. Bydd hon yn rhoi gwybod ichi pwy fydd yn delio â’ch cwyn ac o fewn pa amserlenni. Hefyd gallwch gael help gan The Pensions Ombudsman.

Os credwch nad yw eich cynllun yn cael ei redeg yn briodol gallwch adrodd am y cynllun wrthym ni. Fodd bynnag. Efallai na fydd ein harchwiliad yn datrys eich cwyn eich hunan yn erbyn y cynllun.

Cwynion ynghylch cyflogwr

Os yw eich cwyn yn ymwneud â’r ffaith nad yw eich cyflogwr yn diwallu eu dyletswyddau pensiwn, gallwch adrodd am y pryder wrthym.

Materion eraill

Mae materion eraill nas cwmpasir yn ein proses gwynion yn cynnwys:

cwestiynau ynghylch Pensiwn y Wladwriaeth
hawliadau aelodau cynllun am iawndal
cwynion ynghylch deddfwriaeth bensiynau

Dioddefwyr troseddau

Mae'r Cod Ymarfer i Ddioddefwyr Troseddau (Cod y Dioddefwyr) yn nodi'r safonau gofynnol y mae'n rhaid i sefydliadau yng Nghymru a Lloegr eu darparu i ddioddefwyr troseddau. Rydym yn cynnal y safonau yng Nghod y Dioddefwyr.

Rydych chi'n ddioddefwr os ydych:

yn berson sydd wedi dioddef niwed, gan gynnwys niwed corfforol, meddyliol neu emosiynol, neu golled economaidd a achoswyd yn uniongyrchol gan dramgwydd troseddol
yn berthynas agos (neu lefarydd teulu enwebedig) i berson yr achoswyd ei farwolaeth yn uniongyrchol gan drosedd

Yr hawl i adolygu o dan God y Dioddefwyr

Os ydych yn dioddef trosedd lle gwnaethom agor ymchwiliad ffurfiol, byddwn yn rhoi gwybod i chi am benderfyniadau sy'n ymwneud â pha un a ydym wedi penderfynu erlyn rhywun ai peidio.

Os ydym wedi gwneud un o'r penderfyniadau canlynol a'ch bod yn anfodlon, mae gennych yr hawl i ofyn i'r penderfyniad hwnnw gael ei adolygu:

peidio â chyhuddo neb yn yr achos
rhoi'r gorau i bob cyhuddiad (neu dynnu'n ôl yn y llys ynadon) a thrwy hynny ddod â phob achos i ben
lle y penderfynwn beidio â bwrw ymlaen a gwneud cais i beidio â dwyn cyhuddiadau heb ganiatâd y llys na'r Llys Apêl

Mae hawl y dioddefwyr i adolygu ond yn berthnasol i benderfyniadau a wnawn ar neu ar ôl 1 Ebrill 2021.

Nid yw'r hawl i adolygu yn cynnwys achosion lle:

nid ydym wedi derbyn ymchwiliad troseddol yn ffurfiol
nid yw rhywun dan amheuaeth wedi'i adnabod neu ei hysbysu o ymchwiliad gennym
nid ydym wedi cyfweld â'r sawl dan amheuaeth
mae cyhuddiadau'n cael eu dwyn mewn perthynas â rhai honiadau (ond nid pob un) a wneir neu yn erbyn rhai (ond nid pob un) o'r sawl dan amheuaeth
rhoddir terfyn ar gyhuddiad neu gyhuddiadau ond mae cyhuddiad arall neu gyhuddiadau cysylltiedig yn parhau
achosion yn erbyn un neu fwy o ddiffynyddion yn cael eu terfynu ond achosion cysylltiedig yn erbyn diffynyddion eraill yn parhau
mae un cyhuddiad neu gyhuddiadau yn cael eu newid yn sylweddol ond mae'r achos yn parhau
mae rhai cyhuddiadau'n cael eu gadael ar ffeil
nid ydym yn cynnig unrhyw dystiolaeth
nid yw'r dioddefwr wedi cael unrhyw gysylltiad â ni cyn i'r penderfyniad gael ei wneud

Os ydych yn dymuno defnyddio eich hawl i adolygu, rhaid i chi gyflwyno'r cais hwn o fewn tri mis i ddyddiad yr hysbysiad o benderfyniad.

Dylech gynnwys y wybodaeth ganlynol yn eich cais i adolygu:

enw
cyfeiriad
manylion cyswllt a ffefrir
y tîm sy'n gweithio ar yr achos yn y Rheoleiddiwr Pensiynau (os yw'n hysbys)
manylion yr achos lle rydych chi'n ddioddefwr
y rheswm pam eich bod yn credu bod y penderfyniad i beidio ag erlyn yn anghywir

E-bostiwch eich cais i righttoreview@tpr.gov.uk.

Byddwn yn cydnabod eich cais i gael yr hawl i gael adolygiad o fewn pum diwrnod gwaith i'w dderbyn. Bydd yr adolygydd sy'n annibynnol ar y penderfyniad gwreiddiol i ddod â'r achos i ben wedyn yn asesu'r holl wybodaeth sydd gennym am y cais.

Byddwn yn ysgrifennu atoch i ddweud wrthych am ein canfyddiadau o fewn 40 diwrnod gwaith. Os bydd yn cymryd mwy o amser na hyn byddwn yn rhoi gwybod i chi am gynnydd, y rhesymau dros unrhyw oedi a phryd y byddwn yn ymateb yn llawn.

Yn ein hymateb byddwn yn:

esbonio ein canfyddiadau o dan yr hawl i adolygu
esbonio pam y dewisasom beidio ag erlyn yn wreiddiol
datgan a yw'r hawl i adolygu yn cael ei chadarnhau ai peidio

Os caiff yr hawl i adolygu ei chadarnhau, byddwch yn cael gwybod am hyn a bydd yr achos yn cael ei ailagor.

Os na chaiff yr hawl i adolygu ei chadarnhau, byddwn yn egluro pam yn ein hymateb.

Mae penderfyniad y weithdrefn adolygu yn derfynol. Fodd bynnag, os ydych yn anhapus â'n hymateb, mae gennych hawl i gwyno o dan hawl 12 Cod y Dioddefwyr.

Gwneud cwyn o dan God y Dioddefwyr

Os ydym wedi cynnal ymchwiliad troseddol ac nad ydych yn credu bod eich hawliau o dan God y Dioddefwyr yn cael eu bodloni gennym ni, gallwch wneud cwyn drwy anfon e-bost at complaints@tpr.gov.uk.

Byddwn yn cydnabod eich cwyn o fewn pum diwrnod gwaith i'w derbyn. Byddwn wedyn yn adolygu'r holl wybodaeth sydd gennym am eich cwyn o dan God y Dioddefwyr.

Os na chaiff y gŵyn o dan God y Dioddefwyr ei chadarnhau, byddwn yn egluro pam yn ein hymateb.

Diogelu data

Efallai bydd angen i sefydliad arall drafod eich cwyn. Ni fyddwn ni’n trosglwyddo unrhyw wybodaeth iddynt tan ein bod wedi gofyn am eich caniatâd.

Mae ein hysbysiad preifatrwydd (Saesneg yn unig) yn rhoi rhagor o fanylion ynghylch sut rydym yn gofalu am ddata personol.