Crynodeb o'ch dyletswyddau parhaus
- Dylid monitro oedrannau ac enillion eich staff bob tro y byddwch yn eu talu i weld a oes angen eu rhoi mewn cynllun pensiwn - gweithio allan pwy i'w roi yn ôl yn eich cynllun pensiwn.
- Gwiriwch eich bod yn talu o leiaf y lefelau cyfraniad isaf yn eich cynllun pensiwn - gwneud cyfraniadau i'ch cynllun pensiwn.
- Rheoli ceisiadau i ymuno neu adael eich cynllun pensiwn a chadw cofnodion cywir.
- Rhaid i chi gadw cofnodion o sut rydych chi wedi cyflawni eich dyletswyddau cyfreithiol.
- Bob tair blynedd mae'n rhaid i chi gyflawnieich dyletswyddau ail-gofrestrua chwblhau eich ail-ddatganiad o gydymffurfio.
Eich dyletswyddau parhaus yn fanylach
1. Monitro oedran a chyflog eich gweithwyr
Mae rhaid i chi fonitro oedran a chyflog eich gweithwyr (yn cynnwys y rhai sydd newydd ddechrau) er mwyn gweld a oes angen i chi eu rhoi ar gynllun pensiwn. Mae rhaid i chi eu rhoi ar gynllun pensiwn ac ysgrifennu atyn nhw o fewn chwe wythnos o’r diwrnod y maen nhw’n dod yn gymmwys o ran oedran a chyflog.
Os oes gennych chi unrhyw weithwyr sydd…
- rhwng 22 oed ac oedran pensiwn y wlad*
- ac yn ennill dros £10,000 y flwyddyn, £833 y mis neu £192 yr wythnos
… mae rhaid i chi eu rhoi ar gynllun pensiwn ac mae rhaid i’r ddau ohonoch dalu cyfraniadau ato.
*Os ydych yn ansicr o oedran pensiwn y wlad, defnyddiwch y Cyfrifydd Pensiwn y Wlad.
2. Parhau i dalu cyfraniadau
Unwaith ichi sefydlu cynllun pensiwn a chofrestru eich staff cymwys arno, bydd angen ichi barhau gyda'ch dyletswyddau cyfreithiol. Bydd angen ichi barhau i gyfrannu taliadau dyledus i'r cynllun pob tro byddwch yn cwblhau'r broses cyflogres. Rydym yn monitro'r cyfraniadau caiff eu cyfrannu tuag at bensiynau'r gweithle ac yn medru gweld os na chaiff taliadau dyledus eu cyfrannu at gynllun cofrestru awtomatig eich staff. Byddwn yn gweithredu os byddwch yn methu â chydymffurfio gyda'ch dyletswyddau cyfreithiol parhaus ac mae'n bosib y bydd disgwyl ichi ôl-ddyddio taliadau heb eu talu.
3. Trefnu ceisiadau am gael ymuno â neu adael eich cynllun
Os oes unrhyw weithiwr yn ysgrifennu atoch yn gofyn am gael ymuno â’ch cynllun, fe fydd rhaid i chi ei roi ar y cynllun o fewn mis o’r adeg rydych yn derbyn y cais.
Fe fydd rhaid i chi gyfrannu at y cynllun pensiwn os ydyn nhw:
- rhwng 16 a 74 oed
- ac yn ennill llai na o leiaf £520 y mis neu £120 yr wythnos.
Er mwyn darganfod faint y bydd rhaid i chi ei dalu, dylech holi darparwr eich cynllun pensiwn.
Mae hawl gan eich staff ddewis gadael eich cynllun pensiwn ar ôl ichi eu cofrestru arno. Os ydyn nhw’n gofyn am adael ymhen mis o’u cofrestru ar gynllun, caiff hyn ei alw yn ‘optio allan’. Bydd llawer o ddarparwyr pensiwn yn rheoli’r broses ‘optio allan’ ar eich rhan chi. Cysylltwch gyda’ch darparwr os ydych chi’n ansicr. Os ydy unrhyw un o’ch staff yn ‘optio allan’, mae’n rhaid ichi roi’r gorau i ddidynnu arian o’u cyflog a threfnu ad-daliad cyflawn o’r hyn sydd wedi ei dalu hyd yn hyn. Mae’n rhaid ichi wneud hyn ymhen un mis o’u cais.
Y cynnydd presennol mewn costau byw
Gall y cynnydd presennol mewn costau byw effeithio ar eich staff ac efallai fod y rhai sy'n pryderu'n mynd atoch chi am help gan y gallent deimlo nad ydynt yn gallu fforddio talu i'w cynllun pensiwn mwyach. Gall eraill fod yn ceisio cael arian parod o'u pot pensiwn i dalu biliau hanfodol. Mae hyn yn ddealladwy ond mae'r ddwy senario yn cyflwyno risg.
Mae'n bwysig bod pobl yn cynnal eu cyfraniadau pensiwn, pryd bynnag y gallant, gan y gallai atal cyfraniadau gael effaith ddifrifol ar eu safonau byw ar ôl ymddeol yn ddiweddarach yn eu bywydau.
Sut allwch chi helpu?
Gallwch helpu drwy annog eich staff i ofyn am help cyn gwneud unrhyw benderfyniadau. Dylech gyfeirio unrhyw un o'ch staff sy'n poeni am arian at y gwasanaeth diduedd HelpwrArian a gefnogir gan y llywodraeth a all eu helpu i ddod o hyd i ffordd ymlaen.
Dylai unrhyw staff sy'n ceisio trosglwyddo arian o'u pensiwn hefyd gael eu cyfeirio at wefan ScamSmart. Bydd hyn yn eu helpu i ddod i adnabod arwyddion rhybudd sgam a gwirio'r cwmni y maent yn delio ag ef.
4. Cadw cofnod
Mae rhaid i chi gadw cofnod o sut rydych wedi cyflawni eich dyletswyddau cyfreithiol, yn cynnwys:
- enw a chyfeiriad y bobl rydych yn eu rhoi ar gynllun pensiwn
- cofnodion sy’n dangos pryd y talwyd cyfraniadau i’r cynllun pensiwn
- unrhyw geisiadau am gael ymuno â neu adael eich cynllun pensiwn
- rhif cyfeirnod eich cynllun pensiwn neu rif cofrestru
Mae rhaid i chi gadw’r cofnodion yma am chwe blynedd oni bai am geisiadau am gael gadael y cynllun, mae rhaid cadw’r rhain am bedair blynedd.
5. Ail-gofrestru ac ail-ddatgan
Bob tair blynedd fe fydd rhaid i chi roi gweithwyr yn ôl ar y cynllun os ydyn nhw wedi dewis gadael, ac os ydyn nhw’n bodlonni’r meini prawf er mwyn eu gofrestru. Ail-gofrestru awtomatig ydy hyn. Fe fyddwn yn ysgrifennu atoch cyn eich dyddiad ail-gofrestru awtomatig i egluro ymhellach.
Mwy o wybodaeth am ail-gofrestru ac ail-ddatgan.